PDPA

English
(To view Bahasa Malaysia version, please click here.)

Columbia Asia Group of Companies - Personal Data Protection Notice

Columbia Asia Group of Companies (“Columbia Asia”) respects and is committed to the protection of your personal information and your privacy. This Personal Data Protection Notice explains how we collect and handle your personal information in accordance with the Malaysian Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”). Please note that Columbia Asia may amend this Personal Data Protection Notice at any time without prior notice and will notify you of any such amendment via our website or by email.

(1) Personal information

1.1 Type of personal information

Personal information means any information which relates to you and which was collected or provided to Columbia Asia for the purposes stated in Section 2 below.

Your personal information may include your name, NRIC number, contact details, financial and banking account details, medical history and information, information in audio/video format (including voice, closed-circuit television (“CCTV”) or security recordings), images (including photographs), biometric information and location tracking or global positioning system (“GPS”) information.

1.2 Source of personal information
 
  1. Patient or potential patient/customer: Columbia Asia collects your personal information directly from you or indirectly from your legal representatives (family members or next of kin), recruitment agencies and / or employer when you, your legal representatives, recruitment agencies and / or employers send us completed enquiry, application and / or registration forms via various means, including online and physical hardcopies at public venues or in our premises. Your personal information may also be collected from cookies through the use of our website.
  2. Independent consultants or potential independent consultants: Columbia Asia collects your personal information directly from you or indirectly from headhunters when you and / or our headhunters send us completed enquiry and / or application forms or curriculum vitaes via various means, including online and physical hardcopies. Your personal information may also be collected from cookies through the use of our website.
  3. Vendor, supplier or service provider: Columbia Asia collects your personal information directly from you or indirectly from your employer or credit reference agencies when tendering for projects, when you send us completed enquiry and/or credit application forms via various means, including online and physical hardcopies. Your personal information may also be collected from cookies through the use of our website.
1.3 Obligatory personal information

All information requested for in the relevant forms is obligatory to be provided by you unless stated otherwise.

Should you fail to provide the obligatory information, we would be unable to process your request and/or provide you with relevant services.

(2) Purposes of collecting and further processing (including disclosing) your personal information

For patients or potential patients/customers, independent consultants, potential independent consultants, vendors, suppliers or service providers: Your personal information is collected and further processed by Columbia Asia as required or permitted by law and to give effect to your requested commercial transaction, including the following:
  • to process your requested medical services;
  • to facilitate your participation in any contests or events;
  • to administer and communicate with you in relation to our services and / or events;
  • to facilitate your medical practice within Columbia Asia, including sharing your personal data with other independent consultants within Columbia Asia for purposes of peer review;
  • to administer and communicate with you in relation to your medical practice;
  • to process your credit account application;
  • to assess your credit worthiness;
  • to administer and give effect to your commercial transaction (tender award, contract for service, consignment agreement);
  • to process any payments relevant to you;
  • for insurance purposes;
  • to operate our premises in a manner which is physically safe, secure and befitting of health and safety requirements;
  • for internal investigations, audit or security purposes;
  • to conduct internal statistical analysis and analysis of patients’ case studies;
  • to comply with Columbia Asia’s legal and regulatory obligations in the conduct of its business;
  • to contact you regarding products, services, upcoming events, promotions, advertising, marketing and commercial materials which we may feel interest you;
  • to ensure that the content from our website is presented in the most effective manner for your and for your computer and / or device; and
  • for Columbia Asia’s internal records management.
Where you have indicated your consent to receiving marketing or promotional updates from Columbia Asia, you may opt-out from receiving such marketing or promotional material at any time. You may select the relevant “unsubscribe” option as may be provided in Columbia Asia’s marketing or promotional material or you may contact Columbia Asia at the details provided in Section (5) below.

(3) Disclosure or transfer of personal information (within or outside of Malaysia)

3.1 Within Columbia Asia

Your personal information provided to us may be processed by entities (in or outside of Malaysia) within Columbia Asia (including related companies, subsidiaries, holding companies, associated companies and outsourcing partners), especially when you are an employee of any company within Columbia Asia.

Columbia Asia will ensure that:
  1. access to your personal information is restricted to staff who are contractually required to process your personal information in accordance with their respective job requirements; and
  2. only necessary information is released to the relevant employees.
3.2 Classes of third parties

Your personal information may be disclosed or transferred to relevant third parties (within or outside of Malaysia) as required under law, pursuant to relevant contractual relationship (for example, where we appoint third party service providers) or for the purposes stated in Section 2 above (or directly related to those purposes).

In the event of a potential, proposed or actual sale of business, disposal, acquisition, merger or re-organisation (“Transaction”), your personal information may be required to be disclosed or transferred to a third party as a result of the Transaction. You hereby acknowledge that such disclosure and transfer may occur and permit Columbia Asia to release your personal information (only as required) to the other party and its advisers/representatives.

For patients or potential patients/customers, independent consultants, potential independent consultants, vendors, suppliers or service providers: Your personal information may be disclosed to the following classes of third parties:
  • The Ministry of Health or any other statutory or non-statutory authorities or bodies having authority or jurisdiction established by the MOH and other relevant government departments or agencies;
  • Relevant accreditation bodies such as the Malaysian Society for Quality in Health (MSQH);
  • Third party private healthcare institutions or government healthcare institutions;
  • Our independent consultants and specialists within Columbia Asia;
  • Your insurers;
  • In the case of pre-employment health screenings, to the patient’s employer / prospective employer;
  • Third parties appointed by us to provide services to us or on our behalf (such as auditors, lawyers, company secretary, printing companies, consignment vendors, contractors, conference/event organisers, other advisers, and insurance companies);
  • The respective foreign embassies of foreign patients who received treatment in Columbia Asia; and
  • Law enforcement agencies, including the local police.
(4) Websites

4.1 Links to other sites

Content in Columbia Asia’s website may include links to third party websites. Columbia Asia is not responsible for the content on such linked third party websites and users should observe the separate privacy policies applicable to the respective third parties website.

4.2 Cookies

Columbia Asia may use cookies and similar tools across our websites to improve their performance and enhance your user experience. Cookies are small text files which a website may put on your computer or mobile device when you first visit a site or page. The cookie will help the website, or another website, to recognise your device the next time you visit. Cookies can function to remember your username and preferences or to analyse how Columbia Asia’s website is performing.

Certain cookies contain personal data – for example, if you click to “remember me” when logging in, a cookie will store your username. Most cookies won’t collect information that identifies you, and will instead collect more general information such as how users arrive at and use our websites, or a user’s general location. Where personal data is collected, such personal data will only be used for its intended purposes only, i.e. to respond to your message or deliver the requested services.

(5) Right to access and correct personal information

You have the right to access and correct your personal information held by us (subject always to certain exemptions). We will make every endeavour to ensure your personal information is accurate and up to date therefore we ask that if there are changes to your information you should notify us directly.

If you would like to access or correct your personal information or have any enquiries, please make your request in writing to the PDP Officer in the hospital.

(6) Private Healthcare Facilities and Services Act 1998

Please note that the manner in which Columbia Asia processes your personal data will also be subject to other industry-specific laws and guidelines e.g. Private Healthcare Facilities and Services Act 1998 (“PHFSA”), Ministry of Health guidelines, etc.

Your right to access personal data may be restricted if it is regulated under any other law. For example, access to medical records will be in accordance with the PHFSA.

(7) Conflict

In the event of any conflict between this English language Personal Data Protection Notice and its corresponding Bahasa Malaysia Personal Data Protection Notice, the terms in this English language Notice shall prevail.


Bahasa Malaysia
(To view English version, please click here.)

Kumpulan Syarikat Columbia Asia - Notis Perlindungan Data Peribadi

Kumpulan Syarikat Columbia Asia (“Columbia Asia”) menghormati dan komited untuk melindungi maklumat peribadi dan privasi anda. Notis Perlindungan Data Peribadi ini menjelaskan cara kami mengumpul dan mengendalikan maklumat peribadi anda mengikut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta PDP”) Malaysia. Sila ambil perhatian bahawa kami mungkin meminda Notis Perlindungan Data Peribadi ini pada sebarang masa tanpa notis terlebih dahulu dan akan memberitahu anda tentang sebarang pemindaan sebegitu melalui laman web kami atau e-mel.

(1) Maklumat Peribadi

1.1 Jenis maklumat peribadi

Maklumat peribadi bermakna sebarang maklumat yang berkaitan dengan anda yang dikumpul atau dibekalkan kepada Columbia Asia bagi tujuan-tujuan yang dinyatakan dalam Seksyen 2 di bawah.

Maklumat peribadi anda boleh termasuk nama anda, nombor NRIC, butir-butir perhubungan, butir-butir kewangan dan akaun bank, sejarah dan maklumat perubatan, maklumat dalam format audio/video (termasuk rakaman suara, kamera litar tertutup (CCTV) atau rakaman keselamatan), imej (termasuk gambar), maklumat biometrik dan penjejakan lokasi/ maklumat GPS.

1.2 Sumber maklumat peribadi
 
  1. Pesakit atau bakal pesakit/pelanggan: Columbia Asia mengumpul maklumat peribadi secara langsung daripada anda atau secara tidak langsung daripada wakil-wakil anda di sisi undang-undang (ahli-ahli keluarga, kaum kerabat), agen-agen (e.g. agen-agen pelancongan perubatan) dan/atau majikan apabila anda, wakil-wakil anda di sisi undang-undang, agen-agen dan/atau majikan-majikan anda yang menghantar borang-borang pertanyaan, pemohonan dan/atau pendaftaran yang telah siap diisi melalui pelbagai cara, termasuk salinan secera online dan fizikal di tempat-tempat awam atau di premis kami. Maklumat peribadi anda juga boleh dikumpul daripada cookies melalui penggunaan laman web kami.
  2. Perunding Bebas atau bakal perunding bebas: Columbia Asia mengumpul maklumat peribadi anda secara langsung daripada anda atau secara tidak langsung daripada pencari tenaga kerja apabila anda dan/atau pencari tenaga kerja menghantar kami borang-borang pertanyaan dan/atau pemohonan atau vitae kurikulum yang telah siap diisi melalui pelbagai wahana, termasuk dalam talian dan salinan keras fizikal. Maklumat peribadi anda juga boleh dikumpul daripada cookies melalui penggunaan laman web kami.
  3. Penjual, pembekal atau penyedia perkhidmatan: Columbia Asia mengumpul maklumat peribadi anda secara langsung daripada anda atau secara tidak langsung daripada majikan atau agensi rujukan kredit apabila menawar tender untuk projek- projek, apabila anda menghantar kami borang-borang pertanyaan dan/atau pemohonan kredit yang telah siap diisi melalui pelbagai cara, termasuk secara online dan fizikal. Maklumat peribadi anda juga boleh dikumpul daripada cookies melalui penggunaan laman web kami.
1.3 Maklumat peribadi wajib

Semua maklumat yang diminta dalam borang-borang yang berkaitan adalah wajib untuk anda bekalkan melainkan dinyatakan sebaliknya.

Sekiranya anda gagal untuk membekalkan maklumat wajib, kami tidak akan dapat memproses permintaan anda dan/atau membekal perkhidmatan-perkhidmatan yang berkaitan kepada anda.

(2) Tujuan-tujuan pengumpulan dan pemprosesan lanjut (termasuk pendedahan) maklumat peribadi anda

Untuk pelanggan atau bakal pelanggan, perunding bebas atau bakal perunding bebas, penjual, pembekal atau penyedia perkhidmatan: Maklumat peribadi anda dikumpul dan diproses selanjutnya oleh Columbia Asia seperti yang diperlukan atau dibenarkan oleh undang-undang dan untuk melaksanakan transaksi komersial yang diminta, termasuk yang berikut:
  • untuk memproses perkhidmatan-perkhidmatan yang diminta;;
  • untuk membolehkan penglibatan anda dalam mana-mana pertandingan atau acara;
  • untuk mengendali dan berkomunikasi dengan anda berkenaan dengan perkhidmatan-perkhidmatan dan/atau acara-acara kami;
  • untuk membolehkan amalan perubatan anda dalam Columbia Asia, termasuk berkongsi data peribadi anda dengan perunding bebas lain dalam Columbia Asia untuk tujuan penilaian;
  • untuk mengendali dan berkomunikasi dengan anda berkenaan dengan amalan perubatan anda;
  • untuk memproses pemohonan akaun kredit anda;
  • untuk menilai kebolehpercayaan kredit anda;
  • untuk mentadbir dan memberi kesan kepada transaksi komersial anda (pemberian tender, kontrak untuk perkhidmatan, perjanjian konsainan);
  • untuk memproses mana-mana bayaran yang berkenaan dengan anda;
  • untuk tujuan-tujuan insurans;
  • untuk memohon visa-visa perjalanan dalam keadaaan perjalanan ke luar negara;
  • untuk mengendali premis kami dalam suatu cara yang selamat secara fizikal, terjamin dan bersesuaian dengan keperluan-keperluan kesihatan dan keselamatan;
  • untuk siasatan dalaman, audit atau tujuan-tujuan keselamatan;
  • untuk melakukan analisis pemasaran dalaman dan analisis corak dan pilihan pelanggan;
  • untuk mematuhi obligasi-obligasi undang-undang dan kawal selia Columbia Asia dalam perjalanan perniagaannya;
  • untuk menghubungi anda berkenaan produk-produk, perkhidmatan-perkhidmatan, acara-acara akan datang, promosi, pengiklanan, pemasaran dan bahan-bahan komersial yang kami rasa dapat menarik minat anda;
  • untuk memastikan kandungan laman web kami ditunjukkan dalam cara yang paling berkesan untuk anda dan komputer dan/atau peranti anda; dan
  • untuk pengurusan rekod dalaman Columbia Asia, acara dan aktiviti hubungan pelanggan dan program ganjaran kesetiaan pelanggan.
Dalam keadaan anda telah menunjukkan persetujuan anda untuk menerima maklumat terkini tentang pemasaran dan promosi daripada Columbia Asia, anda boleh memilih untuk dikeluarkan daripada menerima bahan pemasaran atau promosi sebegitu pada bila-bila masa. Anda boleh memilih pilihan “unsubscribe” yang dibekalkan dalam e-mel yang dihantar oleh Columbia Asia atau anda boleh menghubungi Columbia Asia melalui butir-butir yang dibekalkan dalam Seksyen (5) di bawah.

(3) Penzahiran atau pemindahan maklumat peribadi (di dalam atau luar Malaysia)

3.1 Entiti-entiti dalam Columbia Asia

Maklumat peribadi anda yang dibekalkan kepada kami mungkin diproses oleh entiti-entiti (dalam atau luar Malaysia) dalam Columbia Asia (termasuk syarikat-syarikat berkaitan, subsidiari-subsidiari, syarikat-syarikat induk, syarikat-syarikat bersekutu dan rakan-rakan kongsi khidmat luaran).

olumbia Asia akan memastikan bahawa:
  1. akses ke maklumat peribadi anda terhad kepada kakitangan-kakitangan yang diperlukan untuk memproses maklumat peribadi anda mengikut keperluan-keperluan tugas mereka masing-masing; dan
  2. hanya maklumat yang diperlukan dizahirkan kepada pekerja-pekerja berkenaan.
3.2 Kelas pihak-pihak Ketiga

Maklumat peribadi anda mungkin dizahirkan atau dipindahkan kepada pihak-pihak ketiga yang berkaitan (sama ada di dalam atau di luar Malaysia) seperti yang diperlukan di bawah undang-undang, menurut hubungan kontrak yang berkenaan (sebagai contoh, kami melantik pembekal-pembekal perkhidmatan pihak ketiga) atau bagi tujuan-tujuan yang dinyatakan dalam Seksyen 2 di atas (atau secara langsung berkaitan dengan tujuan-tujuan tersebut).

Dalam keadaan suatu penjualan perniagaan, pelupusan, perolehan, penggabungan atau penyusunan semula yang berpotensi, dirancang atau sebenar (“Transaksi”), maklumat peribadi anda mungkin diperlukan untuk didedahkan atau dipindah kepada suatu pihak ketiga sebagai akibat Transaksi tersebut. Anda di sini mengaku bahawa pendedahan dan pemindahan sebegitu boleh berlaku dan membenarkan Columbia Asia untuk menzahirkan maklumat peribadi anda kepada pihak-pihak yang lain dan penasihat-penasihat/wakil- wakilnya.

Untuk pesakit atau bakal pesakit/pelanggan, perunding bebas atau bakal perunding bebas, penjual, pembekal atau penyedia perkhidmatan: Maklumat peribadi anda boleh didedahkan kepada kelas pihak-pihak ketiga di bawah::
  • Kementerian Kesihatan atau mana-mana pihak berkuasa atau badan berkuasa atau yang memiliki bidang kuasa yang berkanun atau tidak berkanun yang ditubuhan oleh Kementerian Kesihatan dan jabatan-jabatan atau agensi-agensi kerajaan berkaitan yang lain;
  • Badan-badan akreditasi yang berkaitan seperti Malaysian Society for Quality in Health (MSQH);
  • Perunding-perunding bebas dan pakar perubatan dalam Columbia Asia;
  • Syarikat insurans anda;
  • Institusi-institusi penjagaan kesihatan swasta pihak ketiga atau institusi-institusi penjagaan kesihatan kerajaan;
  • Dalam kes pemeriksaan kesihatan pra-penggajian, kepada majikan / bakal majikan pekerja;
  • Pihak-pihak ketiga yang kami lantik untuk membekalkan perkhidmatan kepada kami atau bagi pihak kami (seperti juruaudit, peguam-peguam, setiausaha-setiausaha syarikat, syarikat-syarikat percetakan, penjual-penjual konsainan, kontraktor, penganjur-penganjur persidangan/acara, penasihat-penasihat lain, dan syarikat- syarikat insurans);
  • Kedutaan asing masing-masing bagi pesakit-pesakit asing yang menerima rawatan di Columbia Asia; dan
  • Agensi-agensi penguatkuasa undang-undang, termasuk polis tempatan.
(4) Laman Web

4.1 Pautan ke laman-laman web yang lain

Kandungan dalam laman web Columbia Asia mungkin termasuk pautan kepada laman web pihak ketiga. Columbia Asia tidak bertanggungjawab untuk kandungan laman web pihak ketiga yang dipautkan dan pengguna patut memerhatikan dasar privasi yang berasingan berkenaan dengan laman web pihak ketiga masing-masing.

4.2 Cookies

Columbia Asia mungkin menggunakan cookies dan peralatan yang sama di seluruh laman web kami untuk meningkatkan prestasi laman web kami dan meningkatkan pengalaman pengguna anda. Cookies merupakan fail teks kecil yang laman web boleh meletakkan pada komputer anda atau peranti mudah alih anda apabila anda melawat sesuatu laman web untuk pertama kali. Cookies akan membantu laman web, atau laman web lain, mengenal pasti peranti anda apabila anda melawat laman web tersebut pada lain kali. Cookies boleh berfungsi untuk mengingati nama pengguna dan kehendak anda atau untuk menganalisis prestasi laman web Columbia Asia.

Cookies tertentu mengandungi data peribadi - sebagai contoh, jika anda klik untuk "ingat saya" apabila log masuk, sesuatu cookie akan menyimpan nama pengguna anda. Kebanyakan cookies tidak akan mengumpul maklumat yang mengenal pasti anda, dan sebaliknya akan mengumpul maklumat umum yang lebih seperti bagaimana pengguna tiba di dan menggunakan laman web kami, atau lokasi umum pengguna. Di mana data peribadi dikumpul, data peribadi tersebut hanya akan digunakan untuk tujuan yang dimaksudkan sahaja, iaitu untuk bertindak balas terhadap mesej anda atau memberikan perkhidmatan yang diminta.

(5) Hak untuk mengakses dan meminda maklumat peribadi

Anda mempunyai hak untuk mengakses dan meminda maklumat peribadi anda yang kami pegang (tertakhluk selalunya kepada beberapa pengecualian yang tertentu). Kami akan melakukan sedaya usaha untuk memastikan maklumat peribadi anda adalah tepat dan terkini dan justeru kami meminta agar anda terus memaklumi kami sekiranya terdapat sebarang perubahan dalam maklumat anda.

Jika anda ingin mengakses atau meminda maklumat peribadi atau untuk sebarang pertanyaan, sila buat permintaan anda secara bertulis kepada Pegawai Perlindungan Data Peribadi di hospital.

(6) Akta Kemudahan dan Perkhidmatan Jagaan Kesihatan Swasta 1998

Sila ambil perhatian bahawa care di mana Columbia Asia memproses maklumat peribadi anda juga tertakluk kepada undang-undang dan garis panduan yang khusus kepada industry Columbia Asia, contohnya Akta Kemudahan dan Perkhidmatan Jagaan Kesihatan Swasta 1998, garis panduan Kementerian Kesihatan dan lain-lain.

Hak anda untuk mengakses maklumat peribadi boleh dihadkan jika ia tertakluk di bawah mana-mana undang-undang lain. Sebagai contoh, akses kepada rekod perubatan akan selaras dengan Akta Kemudahan dan Perkhidmatan Jagaan Kesihatan Swasta 1998..

(7) Konflik

Dalam keadaan berlakunya sebarang konflik antara Notis Perlindungan Data Peribadi ini dalam bahasa Inggeris dengan Notis Perlindungan Data Peribadi ini dalam Bahasa Malaysia yang sepadan dengannya, terma-terma Notis dalam Bahasa Inggeris akan diguna pakai.